La comunicación eficiente en tu empresa: $O.- Costo / 100% Ganancia.

Los flujos y procesos en una empresa

Un factor que encuentro en la mayoría de las empresas en las que trabajo como Coach y consultor estratégico, es la falta de claridad acerca de los roles, procesos y flujo de información entre los integrantes.

El resultado de la falta de claridad sobre estos tres factores determinantes, podría ser un excesivo desgaste entre las personas, que sin saber que pueden estar solapándose o repitiendo tareas, llevan adelante los procesos de manera ineficiente. Ejecutándolos con permanentes avances y retrocesos. Es el cliente, el usuario final, quien percibe el efecto en un servicio o producto de inferior calidad, lo que hará con el tiempo, que quizás opte por otro proveedor.

También esta bastante institucionalizado el concepto de que en una Pyme, todos hacemos todo. Esto deriva de que las empresas en general comienzan como emprendimientos de una o dos personas, que hacen literalmente todo. Pero a medida que la empresa va creciendo, es necesario identificar las áreas, roles y procesos que la componen. Para llegar a este diseño de la estructura operativa de la empresa hay un factor determinante a tener en cuenta como punto de partida: un sistema de comunicación interna efectivo y eficiente.

El desgaste entre personas

Es común encontrar que los integrantes de un equipo de trabajo dentro de una organización o empresa desconocen o no tienen claridad acerca de cual es su rol, cuales son sus funciones, y cuales son las funciones de sus compañeros. No es que no saben que hacer, si fuera así no durarían ni un día en su puesto. Sin embargo, no tienen la suficiente información acerca del todo del proceso, y de la participación de cada uno de los integrantes en este.

Los efectos de tal falta de información son imperceptibles en principio. Primero, por que si ya está sucediendo, es probable que el equipo esté ya acostumbrado a este “dis-funcionamiento” por lo cual no habría nada incorrecto. 

En segundo término, aun si un integrante del equipo lo notase, quizás no lo puede resolver por el o ella misma. En general este tipo de desordenes no estará en la lista de urgencias a resolver, por cuanto mejor será “patearlo para adelante”.

Esta falta de una mirada global, unificada, de la organización, es posible causante de tensiones en los equipos de trabajo. Podría ocasionar reclamos entre estos ante algún error en el proceso, y esto puede generar desgaste entre las personas.

La falta de comunicación: la paradoja del whatsapp

A priori, vos podés pensar que si armás un grupo de whatsapp con diez personas para que “todos estemos al tanto de todo”, de esta manera evitarás que alguien quede desinformado. Permitime desafiar esta creencia. El grupo de whatsapp sin dudas es algo maravilloso y casi automático para cualquier equipo de trabajo. Pero tiene enormes limitaciones si lo pretendemos usar como un canal de comunicación oficial.

Dicho de otra manera; es fantástico para ultimar detalles, para alguna información social, de agenda o para despejar alguna duda puntual de todos a la vez. Pero de ninguna manera es práctico, si pretendemos tener un dialogo coherente y con un hilo conductor, referente a una problemática de la empresa. En este último caso, la comunicación será ineficiente. No es eficiente si se pretende dirigir el flujo de información a través de este medio únicamente. Y creeme, esto sucede bastante.

Y la paradoja radica, en que el exceso de comunicación, se convierte en falta de comunicación. El exceso de estímulos (de mensajes) genera el efecto contrario. Que es lo que pasa, no solo con el whatsapp, si no con nuestra comunicación en general. En particular en Argentina, a veces, hablamos mucho y decimos poco.

Documentar aumenta la eficiencia de la comunicación

El exceso de mensajes (vía mail, vía whatsapp, o el exceso de palabras) es parte de la paradoja de la falta de comunicación en empresas, también por que tendemos a no dejar nada documentado. Lo que sucede en un grupo de whatsapp, o en una cadena de mail copiada a diez personas, es que es altamente probable que te pierdas parte de la información, simplemente por no llegar  a leer todo, o por responder un tibio “OK” en modo automático. 

Este desafió se resuelve simple y muy efectivamente cuando aplicamos alguna metodología para dejar asentado las cuestiones sobre las que vamos avanzando en estos diálogos electrónicos. Vale aclarar acá, que bajo ninguna circunstancia le quito importancia a este flujo de información maravilloso con el que convivimos hoy en día con estas tecnologías. Lo aplaudo, lo disfruto, y quiero a partir de este análisis aportarle detalles para que sea realmente efectivo y eficiente.

Una de las soluciones a este desafío, es lograr un punto de encuentro en el que vaya quedando registrado el avance de las conversaciones con respecto a un asunto determinado. Por ejemplo, cuando trabajamos en una reunión de equipo (presencial o virtual), vamos tomando notas con respecto  lo que vamos conversando, y al finalizar las reuniones volcamos todo en un documento compartido de Google Drive llamado “minuta de reuniones”. La propuesta es que cada uno de los participantes tenga acceso a ese documento.

Esto nos permite varias cosas:

1. Mantener un orden cronológico y correlatividad con los temas que vamos tratando.

2. Profundizar en los asuntos, de manera escrita, agregando mas detalles al “punteo” de la minuta.

3. Compartir comentarios y asignar tareas en el mismo documento, entre todos los participantes.

4. Evitar que las buenas ideas, queden supeditadas a si “justo” viste el mensaje, o no.

Si te fijás, este proceso tiene costo cero, y aumenta notablemente le eficiencia del flujo de comunicación. Mediante la implementación de este tipo de alternativas (hay muchas más) podemos a puntar a minimizar la posibilidad de cometer errores por una comunicación ineficiente. 

La comunicación eficiente te hace ganar más dinero

Una comunicación eficiente con tu equipo es un factor determinante a la hora de evaluar costos y beneficios en tu organización o empresa. Es muy simple; si no tenés los números claros y bien documentados; ¿sobre qué base estarás tomando tus decisiones?.

Estoy seguro estarás de acuerdo conmigo en este concepto. Sin embargo, te sorprendería la realidad: el 80% de empresas con las cuales trabajo, no tiene una manera efectiva de analizar sus números. Aun habiendo muchas que los tienen ordenados, no saben como organizar esos números para que sirvan a la hora de tomar decisiones estratégicas.

La mayoría de las decisiones que toman los empresarios son intuitivas. No digo que esté mal esto, la intuición es definitivamente necesaria para un empresario. Pero cuando le mostrás las posibilidades que se les presentan, con el respaldo de números o de información correctamente procesada, las decisiones intuitivas cambian en más del 50% de las veces.

El tiempo es dinero. Si vos lográs reducir el tiempo que te lleva el proceso de comunicación de tu equipo, de tu organización; estás ganando dinero. Reducir el tiempo que lleva realizar cualquier proceso, es reducir el costo de aquel. Y luego con tu tiempo podés decidir que hacer, ya hemos hablado en otros artículos acerca de la importancia del tiempo a la hora de plantear una mirada estratégica en tu negocio. Creemos que mandar un mensaje al grupo de whtasapp o el mail copiado a todo el mundo es lo más rápido. De seguro es inmediato, en una primera instancia. Pero para lograr algún objetivo de equipo; ¿es lo más eficiente?.

Entonces si lográs en este contexto, una comunicación interna efectiva (que cumpla con el objetivo de que todo el equipo conozca el rumbo estratégico y los objetivos de cada área, por ejemplo), y lográs un buen nivel de eficiencia (utilizando la menor cantidad de recursos posible, por ejemplo el tiempo), es ahí, donde la comunicación se convierte en una variable crucial en tu organización.

Al escribir estos últimos párrafos, pienso que quizás estoy escribiendo algo demasiado simple, demasiado obvio. Pero dejame decirte, querido lector, te asombraría ver la cantidad de inconvenientes, desafíos inesperados y problemas evitables, que tienen su origen en la falta de comunicación efectiva.

Dejaré el tema de los roles y las áreas de la empresa para el siguiente artículo en las próximos días. Espero hayas disfrutado la lectura. Y por sobre todo, espero te lleves algunas ideas para analizar tu proceso de comunicación interna, e implementar mejoras.

Un abrazo,

GUS