4 acciones para comenzar el año empresarial con todo.

Los primeros meses del año se caracterizan por la época de vacaciones y por la sensación de que todavía no se arranca a pleno con la actividad. Por ende, son un buen momento para marcar el rumbo y determinar acciones de backoffice que puedan influir positivamente en el devenir empresarial del resto del ciclo.

Ejecutar tareas que durante el año no están en tu lista de prioridades. Las mismas, de seguro, harán una diferencia en la performance de tu empresa u organización.

Hoy quiero recomendarte 4 acciones simples,

que te darán un comienzo de año diferente y con más claridad:

1. Orden administrativo.

2. Orden físico y limpieza a fondo.

3. Fijar Objetivos

4. Reunión de equipo

1. Orden Administrativo:

Una gran cantidad de desafíos financieros y comerciales que encontramos en las empresas a las que asesoramos en yurgelcoach.com, tienen su origen en un simple desorden. Un papelito que no fue tomado en cuenta en el momento oportuno, quedó en el olvido, y ese descuido meses después generó un enorme “dolor de cabeza”.

Esta omisión, este papelito perdido, un año después se convirtió en una cuenta indexada por inflación, punitorios o intereses. Incluso peor; en un trámite engorroso que ahora tenés que realizar personalmente, y llevar un montón de otros “papelitos” que obviamente no tenés idea dónde estarán.

¿Qué hacer al respecto?

Orden administrativo en 3 etapas

Primera etapa del orden administrativo:

Te propongo dedicarle tiempo a llevar adelante un saneamiento administrativo: descartar el papeleo que ya no sirva e identificar aquellos documentos que debemos tener a la vista y ordenados.

Te recomiendo 3 acciones simples:

1. Revisar todo y descartar lo viejo.

2. Reordenar para que quede prolijo luego del descarte.

3. Clasificar, archivar y etiquetar para que todo sea encontrable en el momento oportuno.

Cuando hablamos de administración, hablamos de dinero. Una administración ordenada y confiable, te hará evitar aquellos dolores de cabeza que mencionamos al principio. Y eso en la empresa se traduce en aumentar los beneficios financieros y humanos.

Segunda etapa del orden administrativo:

Una vez que tenés todo esto ordenado, identificá las cuentas a pagar y a cobrar. El objetivo es que tengas un panorama financiero claro, para tomar tus decisiones estratégicas y comerciales apoyándote en información confiable.

Tercer etapa del orden administrativo:

Revisá todos tus costos. Ahora que tenés todo ordenado, podés dedicarle tiempo a limar tus costos operativos, para aumentar tus beneficios económicos.

Este proceso es positivo para toda empresa u organización de cualquier rubro. Mucho más aún en un país con altas tasas de inflación y permanentes cambios de escenario, como es Argentina.

Te recomiendo un método simple:

1. Hace un listado de todos tus costos operativos, y suma el total

2. Analiza uno por uno y fijate de que manera podés bajar cada uno aunque sea en un mínimo porcentaje.

Algunas ideas:

1. Podés llamar a tu compañía de celulares y ver de que manera podés pasar a un plan que se ajuste a tus uso.

2. También podés hablar a tu agente de seguros de vehículos para ver de conseguir una mejor opción para tu seguro.

3. Busca dar de baja a algún abono que tenés en débito, que es “tan poco dinero”, que te da fiaca llamar a la empresa.

“Cuida de los pequeños gastos;

un pequeño agujero hunde un barco.”

Benjamin Franklin

1. Volvé a realizar la sumatoria de costos. Si lograste bajar aunque sea un 1% del total, ese porcentaje se triplica en tus beneficios. Y además te vas a sentir muy bien.

2. Repetir este proceso al menos dos veces al año.

3. Orden físico y limpieza a fondo:

Si al realizar el orden administrativo, te han quedado muchos papeles para tirar, e incluso objetos que ya no necesitás; ¡felicitaciones!. Es una buena señal de que te has tomado el proceso en serio.

Te propongo aprovechar el envión e ir a fondo: una limpieza profunda. El desorden físico de tu lugar de trabajo puede también generar desorden mental. Por lo cual, ordenar el afuera te puede ayudar a estar más ordenado adentro.

Te recomiendo 3 simples acciones:

1. Visualizá y quita del medio todo aquello que no es necesario. Dejá a la vista y funcional solo lo que es estrictamente imprescindible para tus tareas. Incluí en el orden estantes, placares y cajones. Todo. Podés repasar un poco las enseñanzas de Marie Kondo , y su “Magia del Orden” .

2. Separá para reciclar o para vender todo lo que sea apto para tal fín. Hay muchas cosas que quizás no querés tirar, aunque no sean útiles en tu oficina. A mi me sirve pensar que ese material puede ser reciclado y usado por otras personas, o inclusive que tiene valor monetario. Lo que no sirva para reciclaje, ni para vender puede ir a la basura.

3. Para finalizar el proceso, una limpieza a fondo incluyendo desinfectante y elementos con buen aroma.

3. Fijar Objetivos:

Fijar objetivos nos ayuda a darle una dirección a nuestra mente empresaria. Nos impulsa a ser más efectivos, eficientes, y por lo tanto establecer un rumbo a nuestra empresa.

Si ya has leído algún otro artículo o video nuestro, es un tema del que siempre estamos comentando. Acá te dejo un video lindo, por si querés conocer algún método más en detalle.

Identificar los dominios importantes de tu empresa, hacia dónde te gustaría que se mueva, que resultados te gustaría haber cosechado al fin de este trimestre, al fin del semestre y al fin del año, es un excelente ejercicio.

Como así reconocer cual es el momento actual de tu empresa, es decir, sabiendo donde estás, es más factible establecer y lograr dichos objetivos.

A la hora de plantear objetivos te recomiendo

tener en cuenta estos 5 factores:

1. Los objetivos deben ser mensurables; que se puedan medir y cuantificar. No es lo mismo decir que querés aumentar la facturación al máximo posible, que decir que querés facturar US$1.000.000.- en el año.

2. Los objetivos deben poder ser comunicables; que sean fáciles de entender por cualquier miembro de tu equipo, proveedores o clientes.

3. Los objetivos deben poder ser controlables; para efectuar un control de gestión periódico, y así poder ir midiendo resultados durante el proceso, y corregir acciones de ser necesario.

4. Dejar los objetivos por escrito; las palabras se las lleva el viento. Si no estaba escrito, no puede haber un acuerdo ni un compromiso confiable. También dejar por escrito los horizontes de tiempo y en que momentos se realizará el control de gestión y mediciones parciales.

5. Al momento de fijar los objetivos hacer participar a tu equipo en el debate de los mismos. Desde luego en la parte del proceso que corresponda. De esta manera, podés hacerlos sentir parte del proceso, y así invitar a un mayor compromiso, que si solo les dijeses lo que “la empresa ha establecido”.

4. Reunión de equipo:

Una excelente y muy fácil manera de aumentar la eficiencia de tu gente y el rendimiento de tu empresa, es celebrando reuniones de equipo.

Lo que es fácil de hacer, también es fácil de no hacer, decía el gran Jim Rohn. Es tan fácil de decir, pero en la práctica la mayoría de las empresas no lo hace.

En este caso ni siquiera te digo que lo tomes como un nuevo hábito. Simplemente te propongo que hagas una reunión de equipo para arrancar el año escuchando un poco en que está cada uno de los integrantes de tu empresa.

Escuchar a tu gente:

No te tenés que esforzar demasiado por pensar en el contenido más genial de teambuilding. Simplemente pensar de que manera tu equipo puede tener un tiempo de calidad para expresarse, para diseñar el año laboral y los objetivos comunes.

Acá te dejo un excelente video con algunas recomendaciones de como armar reuniones de equipo eficientes.

En el punto anterior hablamos acerca de establecer objetivos, este tipo de reuniones puede ser un perfecto momento para integrar a tu equipo y escuchar acerca de cuales ellos creen que son los objetivos para cada área y que aspectos del proceso se pueden mejorar.

Y quizás lo más sutil pero más relevante; hacer sentir a cada integrante de tu equipo que es realmente parte. Hacerles saber que a la empresa le importa lo que tienen para decir. Todos queremos ser escuchados.

Sin alguien que escucha, no hay conversación posible, solo hay un monólogo. Y la gente se aburre con las “presentaciones monólogo”. Hacelo más divertido, hacelos participar.

Conclusión final

No estamos aquí hablando de estrategias complejas de management, ni de planes estrambóticos para dar un giro completo a tu negocio. Sin embargo, estos simples procesos pueden dar el puntapié inicial a tu creatividad, y desde ahí animarte a ir con tu empresa u organización hacia ese lugar en el que querés estar.

Me despido, y como siempre atento a tus comentarios.

Un gran abrazo,

GUS